Роспотребнадзор, Российский надзор за соблюдением требований потребительского рынка и защиты прав потребителей, в рамках своей деятельности проводит плановые проверки организаций различных отраслей. Одним из важных элементов этих проверок является анализ учетной документации, включая журналы.
Для того чтобы пройти плановую проверку Роспотребнадзора, организация должна вести и хранить определенные журналы. Основными документами и требованиями, предъявляемыми к этим журналам, являются:
Журнал регистрации заявлений и жалоб потребителей. В этом журнале фиксируются все поступившие заявления и жалобы от потребителей, с указанием даты, фамилии и контактных данных потребителя, а также описание проблемы или требования.
Этот журнал является важным инструментом для отслеживания обращений потребителей и реагирования на них в срок.
Журнал учета рекламы и акций. В этом журнале регистрируются все проведенные рекламные кампании, акции и мероприятия, с указанием их даты, типа и сроков проведения.
Ведение такого журнала позволяет убедиться в соблюдении правил рекламы и проведения акций, а также дает возможность отслеживать эффективность проводимых мероприятий.
Журнал контроля качества продукции. В этом журнале регистрируются результаты контроля качества производимой продукции или услуг, с указанием даты, номера и результатов проведенных испытаний или проверок.
Журнал контроля качества продукции позволяет контролировать соответствие выпускаемой продукции требованиям безопасности и качества.
Какие документы требует Роспотребнадзор при плановой проверке
При проведении плановой проверки Роспотребнадзором организации должны предоставить определенные документы, необходимые для проверки соблюдения санитарных требований и норм. Список документов включает в себя:
- Положение о структурном подразделении или наименование должности лица, ответственного за организацию и обеспечение соблюдения санитарных правил и требований.
- Документы, подтверждающие компетентность и квалификацию лиц, занимающих руководящие должности в области санитарной безопасности.
- Отчеты и документы с информацией о санитарно-эпидемиологической обстановке в организации, о санитарно-эпидемиологических мерах, принимаемых для предотвращения и устранения угрозы распространения инфекционных заболеваний.
- Санитарно-эпидемиологические правила и нормы, установленные для данной сферы деятельности.
- Сведения о состоянии и сроках проведения санитарно-эпидемиологического надзора, а также о проведении проверок Роспотребнадзором.
- Документы, подтверждающие санитарное состояние помещений, проведение необходимого контроля и обследования.
- Документы, подтверждающие правильное хранение и использование медицинской техники, аптечных средств и материалов.
- Документы о проведении санитарных противоэпидемических мероприятий и медицинских осмотров работников.
Это основные документы, которые требуются при плановой проверке Роспотребнадзором. Однако, в каждом конкретном случае могут быть дополнительные требования в зависимости от сферы деятельности организации.
Основные требования Роспотребнадзора
1. Наличие точных и полных сведений
Журнал должен содержать точные и полные сведения о каждом факте нарушения санитарно-эпидемиологических правил и нормативов. Все факты нарушений должны быть четко описаны, указаны дата и время, место происшествия, а также ответственное лицо.
2. Ретроспективность
Журнал должен быть веден ретроспективно, то есть отражать все факты нарушений за определенный период времени. При этом, важно учесть, что журнал должен быть актуализирован и ведется до момента плановой проверки.
3. Сохранность и доступность информации
Журнал должен быть сохранен на протяжении установленного законодательством срока хранения документации. Кроме того, он должен быть доступен для ознакомления представителям Роспотребнадзора в случае проведения плановой проверки.
4. Четкость и структурированность
Ведение журнала должно быть четким и структурированным. Факты нарушений должны быть пронумерованы, отсортированы по датам и местам происшествия. Такой подход позволяет упростить работу при составлении акта проверки.
Соблюдение данных требований Роспотребнадзора к ведению журналов позволяет организациям эффективно выявлять и исправлять существующие нарушения санитарно-эпидемиологических норм и правил, а также быстро предоставлять информацию контролирующим органам.
Какие журналы необходимо вести при плановой проверке
В соответствии с требованиями Роспотребнадзора, при плановой проверке необходимо вести следующие журналы:
| № | Наименование журнала | Описание |
|---|---|---|
| 1 | Журнал учета производства и реализации продукции | В данном журнале фиксируется информация о производстве и реализации продукции, включая данные о партиях, дате производства и реализации, а также осуществленных проверках качества и безопасности. |
| 2 | Журнал учета приема и выдачи сырья и материалов | В этом журнале отражаются данные о приеме и выдаче сырья и материалов, включая информацию о поставщиках, количестве, дате и качестве полученных материалов. |
| 3 | Журнал учета проведенных профилактических мероприятий | В журнале фиксируются данные о проведенных профилактических мероприятиях, таких как санитарная обработка помещений, мойка инвентаря, дезинфекция и другие меры, направленные на предотвращение распространения инфекций и обеспечение безопасности услуг и товаров. |
| 4 | Журнал учета обучения персонала | В данном журнале отмечаются данные о прохождении обучения персонала, включая название курсов, даты и результаты сдачи экзаменов, а также выданные сертификаты и удостоверения. |
| 5 | Журнал контроля качества продукции | В этом журнале записывается информация о результатах контроля качества продукции, проведенного в соответствии с требованиями стандартов и нормативных документов. |
Документация, которую следует иметь на предприятии
Вся необходимая документация, которую следует иметь на предприятии для плановой проверки Роспотребнадзором, должна быть аккуратно оформлена и храниться в специально выделенных местах.
Перечень документов, которые включают в себя разнообразные журналы и отчеты, включает в себя следующие позиции:
| Название документа | Описание |
|---|---|
| Журнал регистрации посетителей | Должен содержать данные о всех посетителях предприятия: ФИО, дату посещения, цель визита и контактные данные. |
| Журнал учета приобретаемых и использованных пестицидов и агрохимикатов | Должен содержать сведения о приобретенных и использованных в ходе работы на предприятии пестицидах и агрохимикатах: наименование, количество, дата приобретения/использования. |
| Журнал учета поставленной и использованной питьевой воды | Должен содержать информацию о поставленной и использованной питьевой воде на предприятии: количество, дата поставки/использования. |
| Журнал учета поставленной и использованной производственно-технической воды | Должен содержать данные о поставленной и использованной производственно-технической воде на предприятии: количество, дата поставки/использования. |
| Журнал учета пожаротушения и технических средств пожаротушения | Должен включать данные о проведении работ по пожарной безопасности: дату, вид проведенных мероприятий, использованные технические средства пожаротушения. |
| Журнал учета медицинских осмотров сотрудников | Содержит информацию о проведенных медицинских осмотрах сотрудников: дату, результаты осмотра, данные врача. |
| Журнал учета качества продукции | Содержит информацию о проведенных испытаниях качества продукции, а также результаты контроля их соответствия установленным нормам и требованиям. |
Кроме указанных выше журналов и отчетов, также могут потребоваться другие специфические документы в зависимости от особенностей деятельности предприятия.
В случае плановой проверки Роспотребнадзора все перечисленные журналы и отчеты должны быть предоставлены комиссии для анализа и проверки соответствия деятельности предприятия требованиям законодательства в области защиты прав потребителей и обеспечения безопасности продукции.
Как правильно оформить основные документы при плановой проверке
При проведении плановой проверки Роспотребнадзором необходимо иметь определенный набор документов, которые должны быть правильно оформлены. Необходимо уделить особое внимание следующим документам:
1. Устав предприятия. В данном документе должны быть указаны все юридические данные организации, ее цель, структура и полномочия.
2. Свидетельство о государственной регистрации предприятия. Такое свидетельство выдается в налоговой службе после регистрации организации. Оно должно быть подлинным и иметь в себе все необходимые печати и подписи.
3. Документы, подтверждающие соответствие производимой продукции санитарным требованиям и нормам, такие как сертификаты качества и санитарно-эпидемиологические заключения.
4. Трудовые договоры с сотрудниками. В этих документах должны быть правильно указаны режимы работы, обязанности, заработная плата и другие рабочие условия.
5. Документы, подтверждающие проведение санитарно-гигиенического обследования помещений, в которых осуществляется производство или предоставление услуг. Данные документы должны быть подготовлены на основе медицинского заключения о безопасности помещений.
6. Бухгалтерская отчетность за последний отчетный период. Необходимо подготовить отчеты о финансовых результатах, отчеты о движении денежных средств, налоговые декларации и другие бухгалтерские документы.
Важно учесть, что все вышеперечисленные документы должны быть подлинными, а также находиться в актуальном состоянии. Плановая проверка Роспотребнадзором может быть проведена в любой момент, поэтому необходимо постоянно поддерживать документацию в полном порядке и своевременно ее обновлять.